ジョイライフスタイルでは、SOHO利用可能なデザイナーズ物件やオフィス・店舗のご入居をサポートする中で、入居者様から「ビジネスフォンは必要ですか？」「普通の電話と何が違うのですか？」といったご質問をいただくことが少なくありません。
特に事務所や店舗では、お客様との信頼関係を築くうえで欠かせない「電話対応の仕組み」を整えることが重要になります。
ビジネスフォンは、一般家庭用の電話とは異なり、複数の回線や内線を効率的に管理し、業務のスピードアップや顧客対応力の向上につながる便利なシステムです。
本コラムでは、ビジネスフォンの基礎知識と導入することによるメリットをわかりやすくご紹介し、これからオフィスやSOHO、店舗を構える方に役立つ情報をお届けします。
ビジネスフォンとは
ビジネスフォンとは、オフィスや店舗などの事業用に設計された電話システムのことです。一般家庭用電話とは異なり、複数回線をまとめて管理でき、部署やスタッフごとに内線を振り分けたり、代表番号での着信を各端末に分配したりと、業務効率を高めるための機能が充実しています。
主な機能
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内線・外線の使い分け：社内通話は無料で、外部とのやり取りもスムーズ。
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保留・転送機能：担当者不在時にスムーズに別のスタッフへ対応を引き継ぎ可能。
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代表番号着信：代表番号にかかってきた電話を複数の電話機で受けられる。
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留守番電話・録音：営業時間外や不在時の対応を自動化。
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ナンバーディスプレイ：顧客対応時に相手を確認しやすい。
導入のメリット
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業務効率化
電話の取り次ぎや内線による連絡がスムーズになり、無駄な時間を削減できます。 -
顧客対応力の向上
担当者へ迅速に転送できるため、顧客満足度の向上につながります。 -
コスト削減
内線通話が無料で利用できるため、通信コストを抑えられます。 -
スケーラビリティ
スタッフ増減や部署編成に合わせて柔軟に設定を変更可能。
最近のトレンド
従来型のビジネスフォンに加えて、インターネット回線を利用した クラウド型PBX の導入が進んでいます。クラウド型は初期費用を抑えられるうえ、リモートワークや外出先でもスマートフォンを内線化できる点が魅力です。
導入のポイント
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企業規模や利用人数に合ったシステムを選ぶ
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リモートワーク対応や将来の拡張性を考慮する
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クラウド型とオンプレ型の費用比較を行う
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保守・サポート体制を確認する
SOHOや小規模オフィス、店舗でも導入しやすいのがビジネスフォンの魅力ですが、さらに柔軟で低コストに利用できる形態として人気が高まっているのがクラウド型PBXです。
次に、この新しいスタイルのビジネスフォンについて解説していきます。
クラウド型PBXとは？
PBX（Private Branch eXchange）とは、企業内の電話回線をまとめて管理する機器のことです。
従来はオフィス内にPBX（専用機器）を設置していましたが、クラウド型PBXはインターネット上にその機能を置き、物理的な機器を設置せずに利用できるサービスです。
特徴
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初期費用が安い
機器を購入・設置する必要がないため、月額利用料のみで導入可能。 -
スマホやPCが内線になる
専用アプリを入れることで、外出先でも会社の代表番号で発着信可能。
在宅勤務中でもオフィスと同じように電話を取れます。 -
拡張性が高い
社員数が増えたらライセンスを追加するだけ。電話機を増設するよりも柔軟。 -
災害や障害に強い
クラウド上で管理されるため、オフィスに物理機器があって壊れるリスクが少ない。
メリット
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テレワーク対応
自宅や出張先からも代表番号で発着信でき、顧客には「どこからでも会社対応」しているように見える。 -
コスト削減
オンプレ型PBXと比べて機器費用・保守費用が不要。 -
スピード導入
契約してから数日で利用開始できる場合が多い。 -
機能追加が簡単
IVR（自動音声応答）や録音機能、通話分析などをオプションで後から追加できる。
デメリット・注意点
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インターネット環境依存
回線が不安定だと通話品質に影響が出る。 -
ランニングコスト
月額課金制のため、長期間利用すると総コストはオンプレ型より高くなる場合も。 -
セキュリティ
クラウドサービスなので通信の暗号化やベンダーのセキュリティ対策を確認する必要がある。
選定のポイント
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利用人数とコストのバランス
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通話品質（回線の安定性や遅延の少なさ）
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提供ベンダーのサポート体制
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既存のCRMやチャットツールとの連携可否（例：Salesforce、Slackなど）
